El principio 80/20 o el principio de Pareto
Richard Koch, autor del libro “El
principio 80/20” nos sugiere que para llegar a ser un gran líder se debe
aplicar el principio de Pareto.
La razón es por el siguiente diagnóstico:
El 80% de las consecuencias se
derivan del 20% de las causasEl 80% de los resultados derivan del 20% de las acciones
Como puedes ver el principio
80/20 hace que un pequeño número de sucesos generen o den lugar a la mayoría de
los efectos.
Usemos entonces el mismo principio
para ayudarnos a priorizar cuando tengamos una infinidad de responsabilidades y
no sabemos por dónde empezar o cómo cumplir con todas. El principio 80/20 nos
ayudará para ocupar primero nuestro tiempo en lo que es más importante y
delegar las restantes en nuestro personal de servicio. De esta manera el día será más productivo y el
trabajo será más llevadero.
Koch asegura que el principio
80/20 es un arma secreta, ya que cambia la forma de trabajar de cualquier
gerente y le permite abordar su trabajo con celeridad y eficacia.
Generalmente en todos nuestros
quehaceres cotidianos, muy pocas cosas importan, pero aquellos que verdaderamente
lo son deben poseer gran trascendencia en las cosas por realizar durante el
día.
Margarita Chico, fundadora y
directora del portal Trabajando. Com, hace un comentario al respecto: “Se ha
comprobado que dentro de las organizaciones, el 20% de las tareas son las que
dan el 80% de los resultados esperados. Esto quiere decir que, dejando a un
lado los distractores como principales comedores de tiempo, podemos obtener
nuestros resultados con sólo el 20% de nuestro esfuerzo”.
El secreto es muy simple:
priorizar. A continuación algunos pasos para aplicar correctamente el principio 80/20.
Paso
1. Preparar la agenda del día
Se sugiere que desde la noche
anterior, antes de dormir se estructure la agenda del día. Se coloque en ella todos
los pendientes como reuniones con clientes, juntas o proyectos nuevos a
realizar.
Paso
2. Priorizar, la clave de todo
En este segundo paso se
recomienda analizar cada una de las tareas a cumplir y priorizar lo que es más
importante. Esto no quiere decir,
que se debe eliminar las tareas menos importantes,
sino sólo separar lo urgente de lo importante. Por ejemplo a veces realizar
llamadas a los clientes puede volverse en un distractor si lo hacemos en cualquier
horario, cuando podemos hacerlo en uno solo. De esta manera evitaremos perder
el tiempo y nos concentraremos más a una sola cosa.
Paso
3. Observar constantemente el Principio de Pareto
Para depurar la agenda hay que tener en cuenta cuales tareas son
realmente importantes que nos permita cumplir con nuestros objetivos semanales,
mensuales o semestrales. De acuerdo al principio de Pareto generalmente lo más
importante de las tareas son el 20%, el resto del porcentaje son sólo tareas
para completar aquellos primordiales.
Los expertos de este principio
aconsejan separar el 20% de tareas
trascendentales, verificar que éstas se concluyan antes de que se termine el
día, colocar horarios para realizarlas y luego el resto del tiempo dedicarlas a
las tareas secundarias.
Tips para administrar bien el tiempo
Los enemigos para alcanzar
nuestros objetivos y metas del día por lo general son pequeños distractores que
debemos tomar en cuenta:
Los mails
Los chats
Los horarios de comida,
Las salidas por los snacks
Las charlas intrascendentes o
chismes
Las reuniones innecesarias con
los compañeros
Por tal razón los especiales en temas laborales sugieren establecer horarios. Ahora, si en verdad necesitas es distraerte, respeta el tiempo de esos minutos que te propusiste para salir a caminar o tomar un café. Sólo esos minutos. Tu tiempo es muy valioso.
Jorge Arévalo
PRIORIZA LO
IMPORTANTE
Serie: Liderando en tiempo de crisis
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